Tout savoir sur
Les systèmes de conférence
Qu’est-ce qu’un système de conférence ?
Un système de conférence est un ensemble complet d’équipements permettant aux participants de communiquer efficacement lors d’une réunion ou d’un débat. Il garantit que chaque intervenant puisse être entendu clairement tout en facilitant la gestion et l’organisation de la discussion.
Pourquoi un système de conférence est-il nécessaire ?
Les réunions sont un cadre de communication essentiel, mais tous les contextes ne nécessitent pas un système de conférence. Cependant, lorsque le nombre de participants augmente, une organisation efficace devient indispensable.
Par exemple, imaginons une réunion municipale avec plus de dix élus et techniciens autour d’une table, tandis que d’autres participants suivent les échanges à distance ou en présentiel. Dans un tel cas, il est crucial d’utiliser un système de conférence afin d’assurer un échange fluide et structurer les prises de parole.
Les types de systèmes de conférence
Les systèmes de conférence filaires offrent flexibilité et intégration faciles : encastrables ou avec écran tactile, ils s’adaptent aux conférences de toute taille.
Les systèmes de conférence sans fil permettent une installation rapide, sans câbles, et offrent une liberté de mouvement. Simples et intuitifs, ils conviennent à toutes les configurations de réunion.
Les systèmes de conférence multimédias facilitent la gestion des conférences grâce à un écran tactile, le vote électronique, l’organisation de l’ordre du jour et le partage de documents.
Les solutions motorisées sont intégrées généralement directement dans le mobilier. Les moniteurs, microphones et haut-parleurs rétractables s’élèvent ou disparaissent d’un simple bouton.
Les avantages d'un système de conférence
Entendre et être entendu
Les systèmes de conférence garantissent une intelligibilité parfaite dans toute la salle, même lors de réunions avec de nombreux participants.
Optimisation du temps
L’organisation des prises de parole évite les interruptions et fluidifie les échanges.
Meilleur contrôle de la réunion
Certaines solutions permettent de gérer les discussions, de limiter le temps d’intervention et de structurer le débat
Support des langues et traduction
Dans les réunions internationales, l’intégration d’un système d’interprétation simultanée facilite la communication multilingue.
Favoriser l’engagement
Un système de conférence bien conçu encourage la participation et assure une meilleure compréhension des échanges.
Quand utiliser un système de conférence
Les équipements d'un système de conférence
Unité de président
Sous forme de poste de conférence filaire ou sans fil, elle permet de gérer la réunion, d’organiser les prises de parole et d’encadrer les débats.
Unités de délégués
Les délégués participent à travers des postes de conférence intégrant parfois des boutons pour le contrôle du volume ou le vote.
Centrale de conférence
Cœur du système, elle coordonne l’ensemble des équipements et gère les réglages audio, vidéo et les modes de discussion
Périphériques optionnels
Haut-parleurs, systèmes d’interprétation simultanée, outils d’enregistrement et de streaming multimédia et les logiciels de contrôle et d’affichage
Questions fréquentes
Filaire ou sans fil : quel système de conférence choisir ?
Le choix entre un système de conférence filaire ou sans fil dépend de votre environnement et de vos contraintes techniques.
Le système filaire est recommandé pour les salles fixes, les espaces institutionnels ou les environnements nécessitant une stabilité maximale. Il offre une qualité audio optimale, une connexion sécurisée, et une latence minimale, même pour les sessions longues.
Le système de conférence sans fil, quant à lui, se distingue par sa flexibilité et sa facilité d’installation. Idéal pour les salles modulables, les événements ou les configurations temporaires, il permet une mise en place rapide sans câblage complexe, tout en garantissant une excellente qualité sonore.
Certains environnements professionnels optent pour des solutions hybrides combinant filaire et sans fil afin de gagner en souplesse et en flexibilité
Quels types de microphones utiliser dans une salle de conférence ?
Le choix du microphone est essentiel pour garantir la clarté des échanges dans une salle de réunion ou une salle du conseil.
Voici les principaux types de microphones pour système de conférence :
Microphones col de cygne : très utilisés, ils assurent une prise de voix précise. Disponibles en plusieurs longueurs, ils sont souvent orientables et dotés d’indicateurs LED.
Microphones discrets à profil bas : parfaits pour les environnements où l’esthétique ou la visibilité est importante.
Micros avec double flexion : pour les orateurs ayant besoin de régler le micro en hauteur et en inclinaison facilement.
Choisissez votre micro en fonction de la configuration de la salle, du nombre de participants et du niveau de formalité des réunions.
Faut-il un haut-parleur intégré dans chaque poste de conférence ?
Un haut-parleur intégré permet une écoute individuelle de haute qualité pour chaque participant, sans dépendre d’un système de sonorisation global. C’est particulièrement utile dans les salles moyennes où chaque poste doit garantir une parfaite compréhension des échanges.
Dans certains cas, ces haut-parleurs peuvent être désactivés pour s’intégrer à un système de diffusion audio externe (plafond, murs), notamment dans les grandes salles ou auditoriums.
Peut-on combiner des postes de conférence filaires et sans fil ?
Oui, il est tout à fait possible de mettre en place un système de conférence hybride, combinant postes filaires et postes sans fil.
Cette solution est idéale pour les salles évolutives ou partagées.
Elle permet de maximiser la compatibilité tout en s’adaptant aux contraintes techniques (nombre de participants, distance, modularité).
La gestion centralisée permet un contrôle unique de l’ensemble des postes, quel que soit leur type de connexion.
Cette flexibilité facilite aussi la maintenance, l’ajout de postes temporaires et l’adaptation rapide aux changements de disposition de salle.
Comment gérer les participants pendant une réunion ou une conférence ?
Un bon système de conférence doit permettre une gestion fluide et professionnelle des participants. Voici les fonctions clés à rechercher :
Activation/désactivation des micros depuis un poste président ou une interface logicielle
Système de demande de parole (Request to Speak) pour organiser les prises de parole de façon ordonnée
Indication visuelle du statut de chaque micro (allumé, en attente, éteint)
Comptage automatique des participants présents
Enregistrement audio intégré pour archivage ou retranscription
Pour les collectivités, institutions ou grandes entreprises, ces fonctions permettent une prise de décision transparente et traçable.
comment bien choisir son système de conférence ?
Bien choisir son système de conférence dépend avant tout des caractéristiques de votre salle, de la fréquence d’utilisation et des besoins fonctionnels. Si votre salle est fixe et utilisée de manière intensive, opter pour un système de conférence filaire est généralement la meilleure solution. Il offre une stabilité optimale, une excellente qualité audio et une sécurité renforcée des connexions.
En revanche, pour les salles modulables, les espaces partagés ou les événements nécessitant une installation rapide, un système sans fil, voire une solution hybride, apportera une flexibilité précieuse. Ce type de configuration permet d’adapter facilement le nombre de postes et leur position, sans câblage complexe.
Si la qualité sonore est une priorité — que ce soit pour des réunions officielles, des conseils municipaux ou des assemblées — l’utilisation de micros col de cygne professionnels est recommandée. Ces microphones garantissent une captation claire et directionnelle, tout en étant discrets et ergonomiques.
Pour les réunions avec de nombreux participants, la gestion centralisée des micros, associée à un système de file d’attente pour les demandes de parole, permet d’organiser efficacement les échanges et de maintenir un déroulement fluide.
Enfin, si l’enregistrement des séances est nécessaire — notamment pour la prise de notes, la rédaction de procès-verbaux ou la retranscription automatique — il est préférable de choisir une solution avec enregistreur intégré. Cette fonction permet de conserver une trace horodatée et exploitable des discussions.
En résumé, un bon système de conférence doit être choisi selon les besoins réels de la salle et des utilisateurs, avec un équilibre entre performance technique, simplicité d’utilisation et évolutivité.
